Gemiddelde leestijd: 4 Minuten

In een eerder gepubliceerde blog genaamd ‘Moderne technologieën brengen moderne uitdagingen met zich mee’ (je vindt hem hier) benoemde ik vluchtig hoe het gebruik van Office 365 (met name Exchange) op niet persistente (non-persistent) systemen verschillende uitdagingen met zich mee brengt. In deze blog leg ik je uit waar je o.a. rekening mee moet houden.

Niet persistent

Een niet persistent systeem wordt gekenmerkt door het feit dat alle aangebrachte wijzigingen tijdens een actieve gebruiker sessie uiteindelijk niet worden bewaard.

Zodra een gebruiker uitlogt of de virtuele machine herstart wordt het systeem als het ware gereset – alle opgeslagen gebruikers data, maar ook de aangebrachte wijzigingen binnen het besturingssysteem worden volledig verwijderd. Vervolgens wordt het systeem weer klaargezet voor volgend gebruik.

Een dergelijke configuratie kan bestaan uit een op VDI (Virtual Desktop Infrastructure) gebaseerde virtuele machine welke 1 op 1 aan een gebruiker wordt toegewezen, of een zogenaamd multi-user systeem, ook wel bekend als SBC (Server Based Computing).

In het geval van SBC werken er meerdere, vaak tientallen gebruikers op hetzelfde (server) systeem waar ze gebruik maken van dezelfde applicaties.

Hoewel Citrix XenApp binnen het SBC-genre waarschijnlijk een van de bekendste producten is, en als gevolg ook het meest wordt gebruikt, zijn er vandaag de dag verschillende alternatieven te benoemen. Denk bijvoorbeeld aan oplossingen als Parallels, Workspot, Frame, AWS, Awingu, maar natuurlijk ook VMware en Microsoft, en zo zijn er meer.

De hierboven beschreven niet-persistente oplossingen worden in de praktijk zeer vaak toegepast.

Office 365

Exchange, als onderdeel van Office 365 kan op twee manieren worden ingezet, in Exchange online of cached (offline) modus. Bij de online variant staat alle gebruiker data/informatie (e-mails, zoekresultaten, etc.) in de Microsoft Azure cloud.

Omdat Outlook deze data ‘live’ zal gaan gebruiken en bewerken is er een directe, bij voorkeur blijvende, en stabiele verbinding nodig tussen de werkplek van de gebruiker en de Azure cloud. Helaas leert de praktijk dat dit zelden het gewenste resultaat levert.

In de cached (offline) modus wordt (zodra Outlook wordt geopend) alle data gedownload naar de AppData folder binnen het profiel van de gebruiker. Ditzelfde gebeurt wanneer een gebruiker inlogt in het geval van bv OneDrive waarbij data synchronisatie plaats vindt.

Het idee achter de cached modus is om ervoor te zorgen dat de hierboven genoemde Outlook data vrijwel direct beschikbaar is – oftewel, direct na het openen van Outlook of het inloggen van de gebruiker. Het staat immers ‘lokaal’ zoals dat ook wel wordt genoemd

Vanwege de vele problemen rondom de online modus variant wordt de offline cached modus verreweg het meest geïmplementeerd.

De uitdaging

Op een persistente machine, zowel fysiek als virtueel zal dit (de cached/offline variant) weinig tot geen problemen opleveren. De data wordt gedownload en opgeslagen op de harde schijf van de computer (AppData folder in het gebruikers profiel) waar het bewaard blijft, in tegenstelling tot een niet-persistente machine, zoals eerder beschreven.

Zodra dit eenmaal heeft plaats gevonden wordt de data hierna slechts bijgewerkt met de laatste wijzigingen, het gaat dan over het algemeen om kleine hoeveelheden.

Echter, voor het overgrote deel van de op Microsoft RDSH, Citrix XenApp/XenDesktop en/of VMware Horizon View (of vul maar in) gebaseerde omgevingen is dit een heel ander verhaal. Over het algemeen worden dergelijke oplossingen namelijk niet-persistent ingericht.

Dit zorgt er onder andere voor dat alle data (Outlook, OneDrive, anders) iedere keer opnieuw moet worden gedownload. Als een gebruiker bv Outlook opent of inlogt op een systeem.

Een ongewenste situatie gezien de grote hoeveelheden data welke hiermee gepaard gaan en de tijd die dit beslag neemt.

Ook het indexeren van (Outlook) data neemt behoorlijk wat tijd in beslag en zal iedere keer opnieuw moeten gebeuren. Op een niet-peristent systeem blijven de resultaten van de uitgevoerde indexering namelijk ook niet bewaard. Hiernaast vraagt het indexeren van data veel van de aanwezige compute (CPU en geheugen) resources binnen een systeem, single of multi-user.

Dit alles kan een behoorlijke (negatieve) impact hebben op de algehele gebruikers ervaring.

Een voorbeeld

Denk je het volgende maar eens in… Je logt in op een op VDI gebaseerde virtuele machine om vervolgens een paar minuten te moeten wachten voordat je (eindelijk) een applicatie kan starten. Best frustrerend.

Je opent Outlook, waarschijnlijk een van de meest gebruikte applicaties wereldwijd, waarbij je vrijwel direct merkt dat nog niet al je mail beschikbaar is. Waarschijnlijk denk je, OK, dit is vervelend, maar ik ga gewoon aan het werk, niets aan te doen.

Je wil een paar e-mails versturen en begint te typen in het ‘Aan’ veld om enkele geadresseerden toe te voegen. Wacht even… ik type bijna de volledige voor en/of achternaam maar het e-mailadres wordt niet automatisch aangevuld, en ook ctrl-K werkt niet.

Hhmmm, nu ik erover nadenk, dat is niet wat ik gewend ben, en, ik ken de adressen ook helemaal niet uit mijn hoofd. Hoe dit verder gaat? Dat hoef ik je waarschijnlijk niet uit te leggen.

Dit alles is een gevolg van data die niet, of veel te laat/langzaam wordt binnengehaald vanuit de Azure/Office 365 cloud omdat je werkzaam bent op een virtuele, niet-persistente omgeving in combinatie met Office 365 in Offline caching mode. Een zeer veel voorkomende configuratie.

Oplossingen

Gelukkig zijn die er in overvloed, en wij kennen ze allemaal. Helaas gebeurt het regelmatig dat de klant in kwestie hier vooraf niet van op de hoogte is. Zonde, want een oplossing, hoe simpel deze in theorie ook mag zijn of lijken kost nu eenmaal geld. Door hier vooraf rekening mee te houden kan er mogelijk op andere gebieden geld worden bespaard. Laat je dus goed voorlichten.

Hoe dan ook, het is nooit te laat, en dat is natuurlijk fijn om te weten.

Kortom, ben je net over op Office 365, denk je erover na, maak je gebruik van een niet persistente werkplek, twijfel je of je overal wel goed over na hebt gedacht en niets bent vergeten? Of heb je simpelweg behoefte aan een second opinion? Dan komen we vanzelfsprekend graag met je in gesprek.